Monitoraggio continuo vs report spot: quale modello scegliere nel TPRM
Quando si parla di Third Party Risk Management (TPRM), uno dei dilemmi più frequenti riguarda la scelta tra un controllo iniziale “spot” e un sistema di monitoraggio continuo. Molte aziende italiane, soprattutto le PMI, si limitano a una verifica preliminare dei fornitori prima della firma del contratto, per poi archiviare la pratica. È una strategia comprensibile, spesso dettata da vincoli di tempo o di budget, ma che lascia scoperta una parte importante del rischio: quello che si manifesta dopo l’avvio della collaborazione.
Il report spot: una fotografia utile, ma statica
Un report spot è un’analisi puntuale sullo stato di un fornitore in un determinato momento. Viene utilizzato per valutare la solidità finanziaria, la reputazione o la conformità normativa al momento della selezione. È uno strumento rapido ed economico, ideale quando il rapporto con il fornitore è circoscritto, a basso rischio o limitato nel tempo.
Il limite principale di questo approccio è la sua staticità. I dati raccolti in fase di due diligence possono diventare obsoleti in poche settimane: un’azienda solida può entrare improvvisamente in crisi, un partner affidabile può essere coinvolto in uno scandalo reputazionale, o un fornitore può subire un attacco informatico che compromette la sicurezza dei dati. In assenza di un monitoraggio successivo, l’azienda committente rimane cieca di fronte a questi cambiamenti.
Il monitoraggio continuo: un approccio dinamico al rischio
Il monitoraggio continuo adotta invece una logica di vigilanza costante. Attraverso sistemi automatizzati e feed di dati aggiornati in tempo reale, l’azienda può rilevare immediatamente segnali di allarme, come variazioni nei rating finanziari, citazioni negative sui media, nuove sanzioni o vulnerabilità informatiche segnalate pubblicamente.
Questo approccio consente di reagire tempestivamente, aggiornare le valutazioni di rischio e, se necessario, rivedere le condizioni contrattuali o sostituire il fornitore. Per le organizzazioni che operano in settori regolamentati – come finanza, sanità o energia – il monitoraggio continuo non è solo una best practice, ma un requisito sempre più richiesto dalle autorità di vigilanza.
Quando scegliere un modello piuttosto che l’altro
Non esiste una risposta universale. Il report spot rimane utile nei casi in cui il fornitore ha un impatto marginale sul business, tratta dati non sensibili o opera in contratti di breve durata. Al contrario, quando si parla di fornitori critici, partner strategici o soggetti che accedono a informazioni riservate, il monitoraggio continuo diventa imprescindibile.
Molte aziende scelgono una via intermedia: effettuano un controllo iniziale su tutti i fornitori, per poi attivare un sistema di monitoraggio continuo solo per quelli classificati come ad alto rischio. Questo modello ibrido consente di bilanciare costi e benefici, garantendo una copertura efficace senza gravare eccessivamente sul budget.
La tecnologia come fattore abilitante
Gestire manualmente un programma di monitoraggio continuo sarebbe proibitivo. Richiederebbe personale dedicato, accesso a decine di fonti e aggiornamenti costanti. È per questo che oggi la differenza la fanno le piattaforme tecnologiche dedicate al TPRM.
Con WOZ’ON, ad esempio, le aziende possono avviare un’analisi spot su qualsiasi fornitore e, quando necessario, trasformarla in un monitoraggio continuo senza dover riprogettare i processi interni. In questo modo è possibile mantenere un controllo proporzionato al rischio e adattarsi facilmente ai cambiamenti normativi o di mercato.
La scelta tra report spot e monitoraggio continuo non è una questione puramente tecnica, ma strategica. Un controllo iniziale può bastare per fornitori non critici, ma per quelli che incidono realmente sulla continuità del business il monitoraggio continuo rappresenta una garanzia di resilienza e conformità.
In un contesto globale caratterizzato da instabilità economica, cyber minacce crescenti e normative sempre più complesse, affidarsi solo a una fotografia statica del rischio equivale a guidare guardando lo specchietto retrovisore. È il monitoraggio continuo a fornire la visibilità necessaria per anticipare i problemi e trasformare il TPRM in un vantaggio competitivo.
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