Ricevi e gestisci segnalazioni Whistleblowing con WOZON
WOZON, la piattaforma di sicurezza dell’informazione italiana, presenta oggi una nuova importante funzionalità che permette di ricevere e gestire le segnalazioni Whistleblowing attraverso un canale telematico digitale sicuro.
La funzione, coerente con la normativa in vigore, si adatta al supporto di aziende con un numero di dipendenti superiore a 50 (PMI, Banche, Assicurazioni e Organizzazioni operanti in vari settori)
Questa nuova funzionalità ha l’obiettivo di permettere, in primis, di inviare segnalazioni circa un comportamento illecito o anomalo, occupandosi al contempo di tutelare il patrimonio aziendale, e successivamente, di regolare la loro ricezione e gestione.
Nello specifico, si tratta di un sistema che permette di gestire in modo sicuro i diversi passaggi che compongono la segnalazione e quindi permette di mettere in contatto i soggetti venuti a conoscenza di gravi situazioni illecite con i responsabili preposti alla gestione di tali segnalazioni. Il tutto sempre garantendo riservatezza e privacy.
Il costo di una piattaforma Whistleblowing
Dalla homepage di WOZON potrai vedere il costo del sistema per ricevere e gestire le segnalazioni whistleblowing. In particolare è sufficiente:
- Andare nella home e cliccare in alto nella sezione COSTO
- Lasciare selezionato il minimo delle licenze, ovvero 10
- Lasciare selezionata l’opzione del server in cloud
- Lasciare MDM a zero
- Lasciare Dark & Deep web monitoring su: NO
Il costo che vedrete si riferisce infatti alla configurazione base di WOZON che include gratuitamente il sistema di whistleblowing. Pertanto sia che siate una piccola impresa che una multinazionale potrete usufruire della piattaforma in multilingua in tempi brevi e a costi molto accessibili.
Tutte le domande saranno inoltre personalizzabili da voi dal CMS di WOZON nel caso voleste modificare le formulazioni standard già presenti.
La piattaforma può essere attivata in pochi giorni in demo, e senza alcun impegno la potrete usare liberamente per 90 giorni. La demo sarà un vero ambiente operativo a voi dedicato, con tutte le funzioni attive, con il vostro link personalizzato che potrete pubblicare all’interno del vostro modello 231 e in una sezione del vostro sito web. In questo modo sin dalla demo potreste essere compliant con le previsioni normative.
Ma che cos’è esattamente il Whistleblowing?
Il Whistleblowing è un importante strumento di compliance aziendale, tramite il quale i dipendenti di un’attività (o eventualmente terze parti) possono segnalare, in modo riservato, eventuali illeciti riscontrati durante le proprie mansioni.
Il termine stesso “Whistleblowing” in inglese indica l’atto di soffiare in un fischietto (come farebbe un arbitro nel momento in cui voglia segnalare un’infrazione) e, chiaramente, consiste nel segnalare e richiamare la giusta attenzione su attività non consentite, o illegali, affinché vengano fermate.
Così tramite un procedimento di Whistleblowing è possibile segnalare violazioni di leggi o regolamenti, reati di varia natura inclusi casi di corruzione o frode, oltre a situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica.
Oltre alla prevenzione degli illeciti, un altro aspetto rilevante è la possibilità di catalizzare l’attenzione su un problema che impatta qualunque individuo, promuovendo una lotta all’illegalità, responsabilizzando e richiedendo la partecipazione attiva di tutti i soggetti coinvolti.
Ad oggi, essendo divenuto un obbligo normativo, la gestione Whistleblowing è nelle mani di qualunque attività, più o meno estesa.
Gestione Whistleblowing, da dove iniziamo?
Come abbiamo anticipato, il Whistleblowing implica la segnalazione di illeciti che hanno, o potrebbero, avere un impatto negativo su diverse tipologie di individui. Gli informatori sono spesso lavoratori e la cattiva condotta è, in genere, testimoniata direttamente sul luogo di lavoro. Una chiara politica di Whistleblowing delinea la posizione di un’organizzazione in merito al problema e offre istruzioni ai lavoratori che stanno valutando la possibilità di denunciare determinate situazioni.
Favorire un ambiente di lavoro disteso e trasparente aiuta a proteggere sia i rapporti tra i soggetti interni all’organizzazione che quelli con i clienti della stessa.
È stato ampiamente riscontrato che un’alta percentuale di lavoratori ha timore a denunciare situazioni scorrette che avvengono sul luogo di lavoro. Le preoccupazioni riguardano principalmente la paura di persecuzioni da parte di colleghi o superiori. Questo è effetto di un vuoto normativo che perpetratosi negli anni, che ha permesso il diffondersi di comportamenti scorretti e non rispettosi delle regole di lavoro e di rispetto civile.
Con l’introduzione della pratica del Whistleblowing gli informatori sono trattati con il rispetto che meritano, consentono loro di combattere le proprie ansie e preoccupazioni.
Le segnalazioni, per essere considerate idonee alla pratica del Whistleblowing, devono soddisfare due criteri. In primo luogo, la divulgazione deve essere di interesse pubblico e, in secondo luogo, deve consistere in un reato oggettivo come:
- Il mancato rispetto di obblighi di legge
- Il rischio per la salute e la sicurezza di qualcuno
- Il danno reale o potenziale all’ambiente
- L’occultamento di prove di una irregolarità avvenuta
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Per effettuare un test del sistema di gestione
Whistleblowing creato da WOZON.
Un sistema Whistleblowing ad hoc
Le politiche di denunce sulle irregolarità possono differenziarsi tra le varie organizzazioni, in base alle dimensioni e la natura dell’organizzazione stessa.
Ad esempio, le grandi aziende possono formare alcuni manager in modo che i dipendenti possano rivolgersi direttamente a loro per qualsiasi dubbio a riguardo. Tuttavia, è improbabile che le piccole imprese dispongano di risorse adeguate per mettere in atto un analogo sistema.
Per questa ragione, vale la pena evidenziare gli aspetti principali che una buona politica di Whistleblowing dovrebbe prendere in considerazione:
- Una spiegazione del significato di Whistleblowing, come si relaziona con la tua organizzazione e quali vantaggi comporta
- L’impegno espresso a formare tutti i lavoratori in materia di Whistleblowing
- Uno schema della tua personale procedura di denuncia
- L’impegno al mantenimento della riservatezza
- Una previsione realistica delle informazioni che un informatore può aspettarsi di ricevere e una tempistica per l’elaborazione del reclamo
- Una descrizione dei limiti dell’anonimato, come la mancanza di aggiornamenti sullo stato di avanzamento
- Tutte le informazioni e consigli utili a coloro che desiderano operare all’interno di un’adeguata pratica di Whistleblowing
Inoltre, i dipendenti spesso confondono le lamentele personali con le denunce di irregolarità che si possono apertamente ritenere d’interesse pubblico. La tua politica di segnalazione dovrebbe spiegare le differenze tra situazioni oggettivamente rientranti nei canoni richiesti e le mere recriminazioni personali.
Risoluzione interna dei problemi
Avere una politica di denuncia prontamente accessibile incoraggia i lavoratori a intensificare la propria attenzione sulla questione. E all’interno di una sana organizzazione, è molto probabile che i lavoratori siano i primi a testimoniare qualsiasi illecito.
Tuttavia, anche la migliore delle politiche di Whistleblowing è inutile se non viene generato un adeguato livello di consapevolezza attorno ad essa.
Le politiche, di per sé, sono insufficienti quanto a sensibilizzare le persone sul problema.
Un’accurata e regolare formazione del personale aiuta a generare tale consapevolezza in un’ottica di comprensione e accettazione della cultura del Whistleblowing.
Generare una cultura del Whistleblowing significa che tutte le preoccupazioni saranno portate immediatamente all’attenzione della persona o del dipartimento incaricato in maniera discreta e i rischi potranno essere mitigati di conseguenza. In questo modo tutte le problematiche interne, sanabili tramite la procedura messa a disposizione di tutti, saranno risolte al meglio e nel minor tempo possibile.
Inoltre, buone politiche e procedure in materia di denuncia delle irregolarità incoraggiano i lavoratori a divulgare le proprie informazioni direttamente all’organizzazione, anziché a un soggetto esterno. Ciò consente, a titolari e responsabili, di affrontare e correggere i problemi internamente e di valutare l’eventualità di intensificare i controlli prima di essere sottoposti ad essi da un ente competente non appartenente all’organizzazione.
Le nuove funzionalità Whistleblowing di WOZON
WOZON è un software italiano incentrato sulla protezione del patrimonio aziendale che supporta l’implementazione di adeguate misure di sicurezza. Supporta inoltre le attività in ambito di tutela della proprietà intellettuale e favorisce le fasi di investigazione interna in caso di incidente informatico o contenzioso a carattere lavorativo.
La caratteristica innovativa di questo software è l’implementazione della nuova funzionalità Whistleblowing che lo rende ancora più completo e all’avanguardia.
Sia che si tratti di una piccola Azienda Privata, di un’Industria o di una Pubblica Amministrazione, WOZON ha la soluzione per ricevere e gestire tutte le segnalazioni, senza distaccarsi dalla normativa in vigore, anzi, seguendola pedissequamente.
Mediante la nuova funzionalità Whistleblowing, WOZON permette di gestire le segnalazioni di qualsivoglia comportamento illecito, mentre si occupa di tutelare il patrimonio aziendale in un’ottica più ampia, applicando consone misure di sicurezza correlate sia a livello di prevenzione (rileva esportazione e diffusione di documenti non autorizzati) che di identificazioni di crimini White Collar (scova anomalie nei comportamenti di dipendenti ed eventuali frodi interne).
WOZON rappresenta, quindi, un software di Whistleblowing evoluto e completo, il quale include funzioni forensi e di Cyber Security.
In qualità di vincitore del premio per l’innovazione tecnologica agli “INVESTIGATION & FORENSICS AWARDS” (premio dedicato alle eccellenze in ambito tecnico forense) con questo software siete di fronte ad un prodotto estremamente sicuro e soddisfacente, in grado di entusiasmare il più critico degli esperti del settore grazie alle sue straordinarie caratteristiche.
Innanzitutto, trattandosi di un software 100% Made in Italy, il licensing e l’assistenza sono italiani.
La funzionalità Whistleblowing di WOZON, messa a punto e codificata da tecnici con esperienza in ambito di digital forensics e supportati da un team di esperti in temi giuslavoristici, ti permetterà di risolvere questioni legate alle segnalazioni nella maniera più semplice e lineare possibile.
Disegnato per essere utilizzato da manager legali, audit, security e HR, WOZON consente di effettuare segnalazioni di anomalie, verifiche di dati e richieste di approfondimenti in pochi semplici passi.
Attraverso il sistema di WOZON potrai usufruire di funzioni Whistleblowing che ti permetteranno di gestire le relative segnalazioni Whistleblowing provenienti dai soggetti coinvolti.
WOZON ti offre, inoltre, la possibilità di provare gratuitamente il sistema per 3 mesi senza alcun impegno da parte tua, usufruendo anche di installazione e configurazione del software a cura del team dedicato (anch’essa gratuita e senza impegno).
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Whistleblowing creato da WOZON.
La gestione del Whistleblowing ad oggi
Come abbiamo già detto all’inizio di questa dissertazione, in Italia la regolamentazione del Whistleblowing risale al 2012.
La Legge 90/2012 ha poi subito un importante aggiornamento con la Legge 30 novembre 2017, n. 179, che ha esteso l’obbligo allora previsto per le Pubbliche Amministrazioni al settore privato.
Oggi l’evoluzione normativa è giunta alla direttiva (UE) 2019/1937 “sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (la cosiddetta direttiva Whistleblowing) recepita da tutti gli Stati membri dell’UE entro il 17 dicembre 2021.
Questa Direttiva richiede agli Stati membri di attuare una legislazione che obblighi tutte le aziende con più di 50 dipendenti, le istituzioni del settore pubblico, le autorità e i Comuni con più di 10.000 abitanti a:
- Predisporre un canale di segnalazione interno idoneo a consentire ai soggetti di segnalare qualunque tipo di violazione
- Garantire che coloro che effettuano segnalazioni di irregolarità siano legalmente tutelati da eventuali ritorsioni derivanti dall’aver fatto valere il proprio diritto
Va specificato che le aziende con più di 250 dipendenti erano tenute ad allinearsi entro il 17 dicembre 2019, mentre quelle tra i 50 e 250 dipendenti, hanno tempo fino al 17 dicembre 2023 per adeguarsi ai nuovi requisiti.
I segnalanti devono avere la possibilità di inviare segnalazioni sia per iscritto (con l’obbligo di dotarsi di un canale informatico per la segnalazione degli illeciti) sia a voce (tramite una linea telefonica o un sistema di segreteria telefonica). Sono tutelati non solo i dipendenti che segnalano illeciti, ma anche i candidati a una posizione lavorativa all’interno dell’azienda, gli ex dipendenti, i sostenitori del whistleblower o i giornalisti.
Le tutele per gli informatori devono riguardare le segnalazioni effettuate in relazione a violazioni dei settori del diritto dell’UE specificati nella direttiva (come frode fiscale, riciclaggio di denaro o reati relativi agli appalti pubblici, alla sicurezza dei prodotti e dei trasporti, alla protezione dell’ambiente, alla salute pubblica e alla protezione dei dati e dei consumatori). Tuttavia, gli Stati membri possono, se lo desiderano, includere protezioni per coloro che denunciano in settori differenti.
Esiste poi una guida delle autorità di protezione dei dati che evidenzia la necessità di bilanciare la protezione per coloro che segnalano, con la necessità di garantire che i sistemi non incoraggino la raccolta di dati imprecisi e altamente dannosi sulle persone protagoniste di segnalazioni. Questo può divenire un rischio particolarmente elevato qualora i programmi di Whistleblowing accettano segnalazioni anonime. Questo dettaglio dovrà essere preso in considerazione dalle imprese che mettono in atto sistemi conformi alla direttiva. Inoltre, le politiche e le procedure di denuncia delle irregolarità dovranno essere riviste, aggiornate e implementate in modo legalmente corretto (tenendo conto dei requisiti di consultazione del comitato aziendale, del sindacato o di altro personale locale), quindi i team delle risorse umane e legali dovranno lavorare a stretto contatto per raggiungere uno stato di conformità.
La libertà di scelta per i segnalanti in termini di canale di Whistleblowing rimane, tuttavia, un aspetto che le aziende devono tenere in considerazione. Se il segnalante non riesce a trovare canali di segnalazione interni adeguati, potrà sempre contattare l’autorità competente oppure i media. Ma questo rappresenterebbe il peggior scenario possibile per le aziende. È quindi essenziale che all’interno dell’azienda siano disponibili e comunicati adeguatamente canali di segnalazione interni che siano sicuri, pratici e affidabili.
Per garantire che i dipendenti si sentano a proprio agio nel denunciare all’interno del contesto aziendale, i canali di segnalazione dovrebbero essere disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, offrire la possibilità di anonimato, essere disponibili nelle varie lingue parlate nelle diverse sedi dell’azienda, avere testi esplicativi comprensibili ed essere presentati in modo chiaro grazie a un’efficace strategia di comunicazione interna.
Richiedi ora una demo del sistema whistleblowing WOZON.
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